KỸ NĂNG MUA SẮM VẬT TƯ

Đối với các dự án (EPCIC-Engineering, Procurement, Construction, Installation, Commissioning), vật tư có vai trò đặc biệt quan trọng quyết định đến sự thành công, hiệu quả, tiến độ và an toàn của dự án. Thật vậy, thông thường giá trị vật tư chiếm một tỉ lệ rất lớn trong gói thầu EPCIC (từ 60-70% giá trị của dự án). Chất lượng và tiến độ cung cấp vật tư quyết định trực tiếp đến chất lượng, tiến độ và cả hiệu quả của dự án. Khi một dự án EPC bắt đầu khởi động thì công tác cung cấp vật tư thiết bị phải ưu tiên hàng đầu bởi vì phải có vật tư thì mới có thể tạo nên sản phẩm.

Để hiểu rõ hơn về công tác mua sắm trong dự án, bằng những kinh nghiệm đã tích góp được tôi muốn chia sẻ với các bạn về công việc này qua một số tiêu chí sau:

• Hàng hóa mua phải đúng chủng loại, chất lượng
• Đảm bảo giao hàng đúng tiến độ yêu cầu
• Giá cả phù hợp

Hầu như tất cả chúng ta khi nói đến việc mua hàng đều biết và hướng đến 3 tiêu chí trên. Tuy nhiên làm thế nào để đạt được các tiêu chí đó lại là việc không hề đơn giản.

- Thứ nhất, bạn muốn mua hàng đúng chủng loại, chất lượng thì bạn cần làm gì và cần những kĩ năng gì?

Khi bạn được giao nhiệm vụ đi mua hàng cho Công ty/Dự án, trách nhiệm đầu tiên của bạn là phải đảm bảo rằng bạn mua hàng đúng chủng loại, chất lượng thì mới sử dụng được. Nếu bạn mua hàng sai thì đó là điều thật tệ, không những làm lãng phí tiền bạc của công ty/dự án mà còn làm ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ cũng như kế hoạch/công việc của các bộ phận liên quan như bộ phận thi công…Không phải tất cả hàng hóa đã mua hoặc sắp mua bạn đều hiểu rõ về chúng, vì thế việc đầu tiên trước khi mua hàng bạn phải tìm hiểu thật kĩ về hàng hóa sắp mua thông qua việc tự tìm hiểu/tìm kiếm thông tin trên Internet (đây là 1 công cụ khá hữu hiệu và thông dụng) hoặc qua các bộ phận yêu cầu, bộ phận thiết kế/kĩ thuật hoặc qua kênh của các nhà cung cấp/đại diện (vì những nhà cung cấp/đại diện thường hiểu rất kĩ về dòng sản phẩn của họ nên họ có thể tư vấn khá chi tiết cho chúng ta) hoặc có thể tìm hiểu thông tin qua bạn bè cùng làm mua sắm/thương mại như bạn vì có thể họ đã nghiên cứu hoặc từng mua sản phẩm đó. Bạn tìm hiểu càng kĩ về hàng hóa sắp mua bao nhiêu thì rủi ro mua hàng không chính xác sẽ giảm bấy nhiêu. Tuy nhiên xác suất mua phải hàng không đúng không phải là không có, vì vậy khi đánh giá kĩ thuật của hàng hóa trước khi quyết định đặt hàng, chúng ta có thể nhờ sự tư vấn/giúp đỡ của các bộ phận kĩ thuật liên quan.

Khi bạn có những hiểu biết sâu sắc về kĩ thuật hoặc bạn xuất thân từ dân kĩ thuật thì  đó là một lợi thế khá lớn của bạn khi thực hiện việc mua hàng mà đặc biệt là trong các lô hàng phức tạp. Kĩ năng tự nghiên cứu, kĩ năng giao tiếp với nhà cung cấp được đặc biệt quan tâm trong công tác này.

- Thứ hai, bạn muốn mua hàng đảm bảo giao hàng đúng tiến độ yêu cầu thì bạn cần làm gì và cần những kĩ năng gì?

Khi bạn đã đặt hàng với hàng hóa đúng chủng loại yêu cầu thì không phải đó là hết nghĩa vụ hay hết rủi ro. Tình trạng hàng hóa bị giao trễ, không đúng tiến độ xảy ra khá thường xuyên, có thể do những điều kiện khách quan như thời tiết, thủ tục xuất/nhập khẩu, tình hình chính trị… cũng có thể do những lý do chủ quan như việc nhà cung cấp đưa ra thời gian giao hàng tốt để được trúng thầu mặc dù sẵn sàng chịu phạt giao hàng chậm hợp đồng, cũng có thể họ sẵn sàng giao chậm hoặc hủy đơn hàng khi họ có thể bán được sản phẩm đó cho đơn vị khác với giá cao hơn rất nhiều... Vậy làm sao bạn có thể kiểm soát được tình hình? Đây là một việc thật không dễ dàng. Việc cần thiết nhất là bạn phải luôn giữ liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để nắm bắt tình trạng lô hàng. Có thể yêu cầu họ cung cấp đơn đặt hàng của họ với nhà sản xuất hoặc lệnh sản xuất của nhà máy để bạn biết được chính xác hàng hóa ta yêu cầu đã được sản xuất/đặt hàng. Cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp cấp cho bạn những chứng từ chứng minh việc đã chuyển hàng/gửi hàng để bạn có thể kiểm tra và tính toán thời gian sẽ nhận hàng. Ngoài ra bạn có thể kết hợp với việc đi kiểm tra hàng trước khi hàng hóa được giao hoặc hàng hóa trong quá trình sản xuất (tuy nhiên việc này khá mất thời gian và chi phí). Công việc này rất cần bạn phải hiểu về các cách thức, thủ tục vận chuyển giao hàng theo các điều kiện/điều lệ của thương mại quốc tế, cũng như phải có kĩ năng về quản lý thông tin, thúc giục (expedite) nhà cung cấp.

Công việc mua sắm đòi hỏi người thực hiện phải chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những thử thách, trách nhiệm và áp lực rất cao

Thứ ba, bạn muốn mua hàng với giá cả phù hợp thì bạn cần làm gì và cần những kĩ năng gì?

Việc mua hàng hóa không những đòi  hỏi phải mua hàng hóa đúng chủng loại chất lượng và tiến độ giao hàng mà còn phải đảm bảo giá cả cạnh tranh phù hợp với thị trường. Ở đây tôi chỉ nhấn mạnh rằng giá cả phải đảm bảo cạnh tranh phù hợp với thị trường chứ không nói đến giá tốt nhất, rẻ nhất. Tại sao lại như vậy? Khi bạn tìm được 1 nhà cung cấp có thể cung cấp cho bạn 1 giá mà bạn cho là tốt nhất nhưng tôi chắc chắn với bạn rằng sẽ luôn luôn tìm được 1 nhà cung cấp khác có thể cung cấp cho bạn giá tốt hơn nữa. Việc nói giá tốt nhất chỉ mang ý nghĩa tương đối. Ví dụ khi bạn gọi chào hàng hoặc mời thầu sẽ có 1 số lượng nhất định các nhà thầu chào giá cho bạn, bạn sẽ chọn là nhà thầu có giá tốt nhất và đó là giá tốt nhất trong phạm vi các nhà thầu đã chào giá cho bạn chứ không phải là giá tốt nhất trên thị trường.

Tuy giá cả chỉ mang ý nghĩa tương đối nhưng cũng phải đòi hỏi giá bạn sắp mua là cạnh tranh phù hợp với mặt bằng chung của giá trên thị trường và cũng phải phù hợp với túi tiền (dự toán) của bạn. Vậy làm thế nào để biết được giá có phù hợp hay không? Muốn biết điều đó chúng ta phải kiểm tra bằng các cách sau:

- Tập hợp được càng nhiều giá để so sánh càng tốt, đảm bảo rằng bạn có 1 cái nhìn tương đối chính xác, khách quan về mặt bằng giá và các nhà thầu trong danh sách đã chào giá cho bạn là khách quan, riêng biệt không móc ngoặc với nhau. Nếu bạn có khoảng 5 chào giá trở lên thì đó là điều khá ổn rồi.

- Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng có thể có nhiều chào giá như thế để lựa chọn. Nếu bạn chỉ có 1 chào giá thì sao? Bạn làm cách nào để kiểm tra giá đó tốt hay chưa? Bằng kinh nghiệm của mình, tôi có thể chia sẻ với các bạn các cách để kiểm tra trong trường hợp này như sau: thứ nhất, bạn có thể tìm hiểu thông tin từ bạn bè, đồng nghiệp những người có thể đã mua mặt hàng đó hoặc mặt hàng tương tự để so sánh giá đã mua với giá bạn đang chuẩn bị mua, thứ 2 bạn có thể tìm hiểu qua các dự án tương tự như dự án bạn đang thực hiện. Đó là 2 kênh thông tin tương đối hữu hiệu. Thứ 3, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp phân tích cơ cấu giá (giá nhập vật tư, chi phí nhân công chế tạo, chi phí thuê hoặc khấu hao máy móc chế tạo, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí dịch vụ phụ trợ, tỉ lệ lời lãi...) của họ hoặc yêu cầu cung cấp các hợp đồng họ đã bán mặt hàng đó cho các công ty, đơn vị khác.

Ngoài ra, đối với thời đại công nghệ thông tin liên lạc và internet phổ biến như hiện nay thì việc tìm hiểu, tham khảo giá qua internet, báo đài là tương đối đầy đủ và rất hữu ích, nhanh chóng. Tuy nhiên bạn cũng phải hết sức cẩn thận, tỉnh táo để chắt lọc các nguồn thông tin trên đó vì không phải 100% các thông tin về giá cả trên Internet là chính xác.

Vì giá cả hàng hóa phụ thuộc rất nhiều vào các điều kiện khác nhau như: điều kiện vận chuyển, điều kiện giao nhận hàng, điều kiện về thanh toán…nên bạn phải có hiểu biết sâu sắc về thương mại, ngoại thương, SCM (bao gồm các hiểu biết kênh phân phối, Incoterm, Logistics, Warehouse), hiểu biết về thanh toán để có thể phân tích, quản lý được giá cả và có cơ sở để đàm phán với các nhà cung cấp. Ngoài các kĩ năng trên bạn phải cần hoàn thiện các kĩ năng mềm như kĩ năng giao tiếp, kĩ năng đàm phán…  

Công việc mua sắm đòi hỏi người thực hiện phải luôn cẩn thận, tỉ mỉ và bạn sẽ phải chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những thử thách, trách nhiệm và áp lực rất cao. Vì công việc của bạn sẽ trực tiếp liên quan đến chất lượng của dự án, chất lượng của các sản phẩm sẽ bàn giao cho khách hàng nên những lỗi chất lượng hàng hóa không đảm bảo, thời gian giao hàng không kịp kế hoạch hay giá cả không hợp lý… sẽ gây ra những hậu quả lớn đối với dự án và công ty của bạn. Tuy nhiên, khi bạn làm công việc mua sắm bạn sẽ thấy công việc này vô cùng thú vị. Hàng ngày bạn sẽ gặp các tình huống cần xử lý mà gần như không tình huống nào giống tình huống nào, rất phong phú và đa dạng đòi hỏi bạn luôn phải năng động, linh hoạt và ứng biến tốt. Qua đó bạn sẽ dần dần học được và hoàn thiện các kĩ năng giúp ích rất nhiều trong cuộc sống của bạn. Ngoài ra, bạn có cơ hội được giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ, đó là một lợi thế và sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trên con đường đi tới thành công sau này.